Det framgångsrika mötet

Hela livet består av dem. Möten. Utan dem vore livet bra fattigt. Med dem kan livet vara rikt, men på köpet kan det också bli krångligt och förvirrat. Möten människor emellan är aldrig desamma. Vi möts med varsin historia, varsitt liv som sätter sin prägel på varje möte.

Hans hand ligger som en död sill i min, blicken är redan inställd på nästa person som han ska hälsa på. Ja, jag måste säga att vårt möte kunde ha börjat bättre. Förtroendet är sannerligen i botten redan när mötet börjar. Om ett möte börjar fel kan det bli en lång uppförsbacke och svårt att ta igen det förtroende man missat inledningsvis. För visst stämmer ordspråket om att man aldrig får en ny chans att göra ett första intryck. Nu gick mötet bra den gången, men man bör nog tänka sig för både en och två gånger innan man tar någon i hand för att hälsa välkommen.

Oavsett om du vill det eller inte, oavsett om du sagt något eller inte och oavsett hur du står eller sitter så sänder du hela tiden ut signaler. Signaler som de du möter tolkar efter sina egna erfarenheter. Rätt eller fel spelar ingen roll – det är för det mesta du som håller i det slutgiltiga avgörandet om hur du ska uppfattas. Föreläsaren och författaren Lotta Juhlin reser land och rike runt för att prata om det hon kallar för ”bredvidbudskapen”, om kroppsspråket och rösten, om det framgångsrika mötet och hur man får människor att lyssna till det man har att berätta. Lotta som är utbildad talpedagog har ett brinnande intresse för människor och vad vi kan lära oss av varandra.

– Ofta är det mycket lättare att tänka på hur man inte vill att ett möte ska vara för att kunna se hur man förbereder sig för att få ett lyckat möte. Självklart beror mycket på vilket sorts möte det handlar om.

Här ger Lotta goda råd hur man lyckas med ett kund eller ett affärsmöte där du t.ex. har i uppgift att tala inför en grupp.

Förbered dig väl – Snabbare respons och resultat
Om du tar reda på vilken bakgrund, vilka behov och förväntningar deltagarna har på mötet innan mötet börjar har du större möjlighet att träffa rätt. Genom att ta dig tid att förbereda dig inför mötet ger du dig själv möjlighet att ladda batterierna. Startsträckan blir kortare och du har lättare att få snabbare respons och resultat.

Tänk på vad du har på dig – Tänk igenom innan vad du ska ha på dig
Tänk på vem du ska träffa och i vilket sammanhang. Din klädsel avgörs av vem du ska träffa, inte av vem du är. Felaktig klädsel kan göra så att ditt budskap inte kommer till sin rätt. Klädsel, men även frisyr och andra detaljer som smycken kan vara fel i viss miljö och rätt i en annan. Tänk igenom innan vad du ska ha på dig så att du ”hamnar rätt”.

Mötets lokal – Ta bort allt som kan störa
Planera för fruktbart möte genom att se till att alla som ska medverka kan se varandra. Ett ovalt bord är ofta ett bra alternativ. Ingen bör sitta högre eller lägre än någon annan eller bli bländad av solljuset. Ta bort allt som kan störa mötet, stäng av telefonerna och se till att ni får lugn och ro. Färsk frukt, vatten och papper och penna till var och en är självklara ingredienser för ett lyckat möte och kanske också fräscha blommor.

Första intrycket  – Fokuserad och intresserad
Tänk på vilka signaler du sänder ut vid första intrycket. Närvaro och öppenhet är lösenordet för att lyckas göra ett gott intryck. Se till att inte vara upptagen med något annat.

– Om man kommer in i ett rum där de man ska träffa är upptagna med annat, som att tala i telefon eller bläddra med papper, signalerar det att den som kommer inte är speciellt viktig. Det är väldigt onödiga signaler. Se istället till att vara närvarande genom att du är väl förberedd och intresserad och gärna lite nyfiken på de du möter redan från start, säger Lena och berättar om hur hon brukar förbereda sig.

”Jag brukar alltid gå ifrån några minuter innan mötet ska börja och peppa upp mig så att jag är mentalt förberedd och kan visa mig från min allra bästa sida. Professionella idrottare vet att de måste förbereda sig för att kunna göra bra ifrån sig. De fokuserar på uppdraget, skakar loss och syresätter blodet, tränar positiva målbilder. Egentligen gäller precis detsamma vid ett affärsmöte, det gäller att vara fokuserad och intresserad.”

Ta hälsningen på allvar  – Leendet sitter lika mycket i ögonen som i munnen
Ta väl vara på den stund då ni hälsar på varandra. Ge varje person din direkta uppmärksamhet och ge dig själv tid att vara närvarande i nuet. Se din gäst direkt in i ögonen och ge honom/henne ett fast handslag. Den du hälsar på vill ju veta att du är där och att du uppmärksammar just honom/henne. Le! Ett välkomnande leendet gör besökaren trygg. Leendet sitter lika mycket i ögonen som i munnen. Träna hälsningen hemma i lugn och ro framför spegeln. Experimentera så att du hittar ”din” glimt i ögat – alla har den! Se det som en rolig utmaning att kunna ge av dig själv i blick, röst och handslag.

Rätt diskett från början – Inled med någon överraskande
Visa respekt genom att göra det enkelt för dem som ska lyssna till dig. Genom att bädda för budskapet – hämta upp de som skall lyssna på dig där de befinner sig mentalt så ger du dem möjligheten att ”sätta in samma diskett” som du har inne.

– På så vis kommer de att lättare kunna följa med i vad du har att säga, säger Lotta och tipsar om att inleda med något överraskande som griper tag i folk eller med en fråga, eller en berättelse eller genom att visa en pryl. Inledningen måste naturligtvis ha anknytning till det du ska tala om. Det finns inte något tråkigare än det förutsägbara…”Ja hm, hej och välkomna hm. Jag heter Anders Frisén och ska berätta då – hm – lite om vad vi på GPA kan erbjuda er, när det gäller …”.  Du kan också komplettera med att skriva upp eller redan ha antecknat på blädderblocket vad mötet kommer att innehålla. Den modell man använder sig av på nyhetsförmedlingen i radio och teve är finurlig: Man börjar med att i korthet berätta om vad man ska berätta. Sedan berättar man det. Till sist sammanfattar man genom att tala om vad man har berättat.

Kreativa möten ger mersmak – Våga fråga, ifrågasätta, göra fel
Du får aldrig mer tillbaka än den energi, det engagemang, sympati och intresse du själv lägger in i ett möte. Använd energin i rummet och gör ”scenen” så stor som möjligt.

– Om de som sitter med på mötet får alltför snäva ramar används inte energin på rätt sätt. Då blir kreativiteten lidande. Det är den som håller i mötet som avgör hur högt eller lågt det mentala klimatet ska vara.

Människans optimala förmåga att lära och ta till sig är mellan 0-6 år. Det är därför barn utvecklas i så snabb takt. De vågar fråga, ifrågasätta, säga fel och göra bort sig och får därmed möjlighet att utvecklas och lära sig nyheter i rasande tempo.

– Det tål att tänka på att det är när vi gör fel och fadäser som vi utvecklas och lär oss nya saker.

Skapa ett trivsamt klimat – Kreativt och tillåtande klimat
Som ledare för mötet har du ansvar för att det blir ett trivsamt och tillåtande klimat i gruppen. Undvik att använda speciella fackuttryck som utestänger de du talar till.

– Ett sätt att höja det ”mentala taket” är att göra människor bekväma. Jag brukar alltid be dem hojta till om jag använder uttryck som de inte förstår, säger Lotta. Jag vill ‘ta på mig skulden’ om någon ‘låter en groda hoppa ur mun’. Deltagarna ska inte behöva känna behov av att hålla på sin prestige. Det är min sak att se till att vi har ett kreativt och tillåtande klimat.
HEMSIDA: www.juhlinjuhlin.se
Text: Catherina Ronsten

Artikeln är publicerad i Betydelsefulla Möten Magasin nr 2 2014.
Läs mer på www.2act.se